Секретарь-референт: обязанности, что нужно уметь, какая зп

Особенности профессии

Референт директора – это его главный помощник, фактически правая рука. Вся масса задач, которая стоит перед современным руководителем, практически невыполнима без надежного ассистента. Референту поручается большой объем важной работы, который руководитель в силу недостатка времени сам выполнять не может: прием телефонных звонков, ведение и систематизация документации, взаимодействие с посетителями, организация деловых переговоров, командировок и многое другое. От профессионализма референта напрямую зависят организованность и качество рабочего процесса. Еще говорят, что референт – это лицо организации, потому что это человек, который первым встречает всех заинтересованных в ее деятельности.

Что должен знать и уметь специалист

Справляться с обязанностями референта руководителя будет сложно, если вы не соответствуете перечисленным ниже требованиям или не обладаете указанными навыками и знаниями:

— владение иностранным языком (а лучше – несколькими, на продвинутом уровне);

— знание делопроизводства и архивного дела, включая особенности электронного документооборота;

— знание действующего законодательства;

— грамотность, владение письменной и устной речью;

— владение компьютером и оргтехникой;

— организаторские способности;

— коммуникабельность;

— умение быстро и качественно обрабатывать информацию, вести переписку, планировать рабочее время.

Плюсы и минусы профессии

Преимущества

Профессия референта, как и любая другая, имеет как преимущества, так и недостатки. Рассмотрим их.

Основное преимущество, которое отличает должность референта, – востребованность на рынке труда. В условиях рыночной экономики, когда развивается малый и средний бизнес, потребность в секретарях-референтах велика. Начинающему руководителю эффективно развивать свой бизнес без хорошего помощника будет непросто, поэтому даже отсутствие опыта в данной сфере не помещает трудоустроиться.

Если вы достигли высокого профессионализма в должности референта, имеете большой опыт работы и положительные рекомендации от предыдущего руководства, то в дальнейшей карьере вы смело можете рассчитывать на достойную оплату труда.

К еще одному преимуществу помощников руководителя можно отнести те знания и навыки, которые человек обретает, работая личным секретарем-референтом: референты в совершенстве владеют искусством налаживания контактов и ведения переговоров, у них в запасе множество полезных знакомств, у своего руководителя референт может поучиться выстраиванию отношения с подчиненными и т.д. Этот опыт, в самом деле, бесценен. Референт хорошо разбирается в менеджменте, юриспруденции, экономики, поэтому в случае необходимости он сможет легко реализовать себя в других смежных областях.

Недостатки

Главным недостатком профессии референта руководителя является ненормированность рабочего дня, что, безусловно, негативно отражается на личной жизни. Референт должен быть на связи в любое время суток, всегда быть готовы принять звонок или ответить на письмо. Кроме того, для работы в таком режиме необходимо держать в память большой объем информации, помнить все запланированные мероприятия и т.д.

Референты нередко сопровождают своих руководителей в командировках, поэтому такую работу сложно совмещать с семейными обязанностями. Нужно также быть эмоционально готовым к частым поездкам. Если вы «легки на подъем» и любите путешествовать, то эта особенность работы станет для вас положительным фактором.

Референт, почти так же, как руководитель, очень занят, перед ним стоит масса задач, которые требуют эффективного решения в максимально короткие сроки. Поэтому такая работа зачастую протекает в стрессовых условиях, при хронической нехватке времени.

Обязанности секретаря референта

Каждому работнику накануне трудоустройства необходимо тщательно изучить свои обязанности. К обязанностям референта относятся следующие:

• планирование рабочего времени руководителя;
• решение вопросов, связанных с приемом посетителей;
• ведение делопроизводства (сортировка документов по важности и срочности исполнения, подготовка и оформление приказов и документов разных жанров, хранение, систематизация документации, подготовка ее к сдаче в архив и т.д.);
• прием телефонных звонков, факсов и работа с корреспонденцией (ведение переговоров и деловой переписки, подготовка писем и их рассылка и др.);
• подготовка к проведению деловых переговоров с партнерами (начиная от выбора места встречи и вплоть до предварительного обсуждения возникших вопросов);
• подготовка отчетов и необходимых информационных материалов к предстоящим рабочим совещаниям, оповещение и сбор участников;
• организация командировок (помимо сопровождения руководителя, бронирование билетов, гостиниц и т.п.);
• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров и других необходимых вещей, решение хозяйственных вопросов).

Место работы

Наверняка, мало у кого возникнет вопрос о том, где работать по этой профессии. И, тем не менее, уточним, что местом работы референта директора является офис индивидуального предпринимателя, фирма, предприятие, большая корпорация и любое другое учреждение, у которого есть руководитель, нуждающийся в толковом помощнике. Референт директора выполняет свою работу в отдельном кабинете, его рабочее место оснащено компьютером, средствами связи и оргтехникой. Часто кабинет референта – приемная руководителя.

Курсы обучения на референта

Отвечая на вопрос, как стать референтом, уточним, что для этого необязательно оканчивать высшее учебное заведение по данному профилю. Овладеть навыками референта руководителя можно, пройдя специальные курсы. Сегодня многие образовательные учреждения и платформы предлагают пройти курсы референта руководителя дистанционно, без необходимости ехать в другой город или посещать очные занятия, достаточно будет иметь ноутбук и выход в Интернет, для удобства онлайн-обучение проводится в вечерние часы, что позволит совмещать его с основной работой. На многих курсах референта сегодня не только учат планированию деятельности руководителя организации, наряду с рекомендациями по решению привычных задач, обучающимся рассказывают об особенностях работы с электронной документацией и электронной подписью.

Требования к этой вакансии

Неверно полагать, что должность референта руководителя – это начальная ступень в карьерной лестнице. Сложность стоящих перед референтом задач, сжатые сроки их исполнения, а также ответственность, при которой от его малейшей ошибки или неловкости может пострадать репутация руководителя и всей компании, говорят о том, что без определенного опыта не обойтись.

К среднестатистическим требованиям, предъявляемым к кандидатам на должность референта директора, относится владение деловым этикетом и иностранным языком (чаще всего – английским). Необходимо хотя бы в общих чертах быть знакомым с основами делопроизводства и архивного дела, ориентироваться в современном законодательстве. Невозможно будет получить эту работу, если отсутствуют грамотная письменная и устная речь и навыки продвинутого пользователя компьютером и оргтехникой.

Требованиями к личностным качествам секретаря-референта являются коммуникабельность, доброжелательность и вежливость в общении с людьми, умение находить с ними общий язык, дипломатичность, оперативность и быстрота принятия решений, стрессоустойчивость, исполнительность.

Карьера

На первый взгляд, кажется, какие могут быть карьерные перспективы у помощника руководителя? Карьера референта зависит от того, в насколько крупной организации он работает. Очевидно, что сделать карьеру в офисе простого предпринимателя будет практически невозможно. А вот в больших фирмах или корпорациях референты могут рассчитывать на перевод в другие отделы. В том случае если руководителю помогает целая группа ассистентов, есть возможность стать руководителей группы помощников и координировать их деятельность. В любом случае, опыт, полученный при работе референтом, можно применить в других областях, он поможет, например, начать свой собственный бизнес и успешно развивать его.

Сколько зарабатывает референт

Нередко определяющим фактором в выборе профессии становится оплата труда. Разберемся, сколько получает референт директора.

В крупных городах, таких как Москва и Санкт-Петербург, заработная плата начинающих референтов колеблется от 20 000 до 30 000 рублей, при наличии опыта работы можно рассчитывать на ежемесячную выплату в 40 000 – 50 000 рублей. В крупных областных центрах зарплаты референтов редко превышают отметку в 20 000 рублей. Как правило, зарплата референта руководителя равна зарплате среднестатистического офисного работника, если не учитывать специальные премиальные вознаграждения, устанавливаемые работодателями в индивидуальном порядке.